Organiser un séminaire à Valenciennes
Un séminaire d’entreprise c’est un événement professionnel qui réunit les collaborateurs d’une même entreprise ou non. Les objectifs d’un séminaire sont multiples :
- Faire avancer un projet commun
- Partager les objectifs de l’entreprise
- Ecrire les plans d’actions à mettre en place
- Partager un moment de convivialité et de loisirs
- Renforcer l’esprit d’équipe et de cohésion
- Etc
Définir l’objectif de son séminaire d’entreprise est important mais ce qui l’est d’autant plus, c’est son organisation !
Choisir la date de l’événement
Un séminaire d’entreprise a régulièrement lieu pendant une période « creuse » de ou avant une période forte en activité. Ces deux temps sont propices. Ils vont permettre aux personnes présentes de se rappeler les objectifs, les bonnes pratiques et les plans d’actions/améliorations de l’entreprise. Un séminaire permet également de renforcer la cohésion entre collaborateurs et de favoriser une meilleure communication interne.
Il faut également éviter les périodes de vacances scolaires et celles ponctués par les jours fériés.
Évitez également d’organiser un séminaire en période de forte activité : vos collaborateurs risqueraient de le percevoir comme une contrainte ou une perte de temps, alors qu’ils doivent se concentrer sur des dossiers prioritaires. Un séminaire doit au contraire être perçu comme un moment constructif et bénéfique.
Définir le budget
Définir son budget est primordial. Il vous permet de connaître combien de personnes vous allez inviter et d’écrire vos lignes budgétaires par prestation. Il facilitera la collaboration avec vos prestataires qui sauront quelles prestations vous conviendront le mieux.
Pour un séminaire d’entreprise, des prestations obligatoires sont à prendre en compte comme : la location des espaces, le service traiteur, les activités team-building et la location de matériel (paper board, vidéoprojecteur, etc si le matériel n’est pas fourni dans la location des espaces).
Il est également possible d’y intégrer d’autres prestations, telles qu’un DJ, une décoration thématique, des goodies ou encore des chambres d’hôtels si le séminaire se déroule en dehors du siège. De quoi prolonger l’expérience et y apporter une touche festive.
Trouver le lieu de votre séminaire
Pour le lieu, privilégiez une ville proche de vos bureaux cela réduira l’empreinte carbone de votre événement et permettra à vos collaborateurs de ne pas s‘éloigner trop longtemps de leur chez eux. Prenez en compte le planning et le nombre de participants. L’idéal est d’avoir un seul lieu où se regroupe l’ensemble de vos temps fort.
L’avantage d’organiser son séminaire à la Cité des Congrès Valenciennes c’est que le lieu mixe accessibilité, espace adapté, restauration gourmande ainsi qu’accompagnement.
C’est un lieu moderne, modulable et facilement accessible. Située à deux pas de la gare TGV et à seulement 35 minutes de Lille, elle offre un emplacement stratégique idéal pour rassembler vos équipes. Elle possède 14 salles de réunion équipée et à la lumière du jour, avec des terrasses extérieures qui permettent de prendre l’air tout au long de votre événement. Sa terrasse panoramique est l’espace idéal pour vos temps de restauration et vous offre une vue magnifique sur Valenciennes.
La Cité des Congrès, c’est aussi un confort optimal : équipements techniques dernier cri, espaces lumineux, parking gratuit de plus de 1 000 places et une offre hôtelière conséquente à proximité (près de 1 500 chambres). Sans oublier la possibilité d’ajouter une touche festive grâce aux services de restauration, aux soirées ou aux animations proposées sur place.
Et si vous souhaitez faciliter l’organisation de votre séminaire, l’équipe de la Cité des Congrès vous propose son pack séminaire, à 59€ HT par personne. Ce pack inclut les espaces, le matériel technique de base, des pauses déjeuners et une équipe pour vous accompagner.
Planifier votre séminaire
Pour faciliter les échanges avec vos prestataires, planifiez le plus tôt possible les plages horaires de votre séminaire. A quelle heure les participants vont arriver sur le lieu ? Avec quel moyen de transport ? Jusqu’à quelle heure va durer le petit-déjeuner et la présentation des objectifs ? A quelle heure déjeuner et faire le team building ? etc. On vous conseille d’allier temps de travail et convivialité pour ne pas perdre vos participants.
Le petit tips de notre équipe ? Le.a chef.fe de projet écrit avec son.a régisseur.se un road book qui trace les missions et les heures de chacune des parties-prenantes de l’événement, du montage jusqu’au démontage.
Choisir vos prestataires
De manière générale les lieux événementiels ont leur réseau de partenaire à eux, choisir de travailler avec leurs prestataires est un gain de temps et de confiance. Vous n’avez pas à chercher les prestataires, créer leur planning, négocier avec eux. Le.a chef.fe de projet du lieu de l’événement s’en charge. Leurs prestataires sont habitués au lieu et à ses coulisses, ce qui les rend plus efficaces, confiants et réactifs le jour de votre séminaire.
Vous pouvez aussi choisir vos propres prestataires, dans ce cas, nous vous conseillons de les mettre en contact avec le lieu de l’événement. Cela leur permettra de connaître les entrées des prestataires, où sont les cuisines, les prises électriques, etc du lieu pour plus de fluidité et de faciliter le jour J.
Inviter vos participants
Votre événement commence peu à peu à s’organiser, il est temps de contacter vos collaborateurs ! Pour les inviter, les managers peuvent en parler au préalable en réunion, puis faire une invitation par mail et faire un rappel à quelques jours de l’événement. Communiquez les moyens de transport pour se rendre à l’événement ainsi que les hôtels proches du lieu.
Vous êtes maintenant rodé pour organiser un séminaire d’entreprise de folie !
Et si vous n’avez pas envie d’organiser votre événement, notre équipe le fait pour vous grâce à notre offre séminaire qui est à 59€ HT par personne.