Après les fêtes de fin d’année et le retour des congés bien mérités, vient le moment de redonner à vos équipes l’énergie et la motivation nécessaires pour aborder la nouvelle année.
La cérémonie des vœux d’une entreprise est l’événement idéal pour débuter l’année avec une vision clair des objectifs. Alliée avec un moment chaleureux, ça devient votre meilleur atout pour renforcer votre cohésion d’équipe.
Mais pour réussir cet événement, il faut l’organiser correctement.
Choisir la date de l’événement
Une cérémonie des vœux a régulièrement lieu au mois de janvier.
L’idéal est de ne pas l’organiser trop longtemps après les congés des collaborateurs. Cela leur permettra d’avoir un retour en douceur après cette période de fête avec leurs proches.
Définir les objectifs de la cérémonie
Pour construire le programme de votre événement, commencez par définir clairement ses objectifs. Ceux-ci peuvent être variés, mais veillez à ne pas en de trop car cela risquerait de diluer le message principal et de détourner l’attention de vos collaborateurs.
Généralement la cérémonie doit comporter :
- Les remerciements du Président ou du Directeur à ces collaborateurs pour le travail effectué sur l’année N-1
- Les objectifs de l’entreprise pour l’année qui arrive
Définir le budget
Définir son budget est primordial. Il vous permet de connaître combien de personnes vous allez inviter et d’écrire vos lignes budgétaires par prestation. Il facilitera la collaboration avec vos prestataires qui sauront lesquelles vous conviendront le mieux.
Trouver le lieu de votre séminaire
Pour le lieu, privilégiez une ville proche de vos bureaux cela réduira l’empreinte carbone de votre événement et permettra à vos collaborateurs de ne pas s‘éloigner trop de chez eux. Prenez en compte le planning et le nombre de participants.
Choisissez également un lieu qui vous accompagne dans l’organisation de vos vœux et qui a déjà un portefeuille de prestataire référencé, telle que la Cité des Congrès Valenciennes. Cela allégera votre charge de travail et rendra plus fluide et efficace l’organisation de l’événement en amont et le jour J.
L’avantage d’organiser son événement à la Cité des Congrès Valenciennes c’est que le lieu mixe accessibilité, espace adapté, restauration gourmande ainsi qu’accompagnement.
C’est un lieu moderne, modulable et facilement accessible. Située à deux pas de la gare TGV et à seulement 35 minutes de Lille, elle offre un emplacement stratégique idéal pour rassembler vos équipes. Elle possède 3 auditoriums pour vos plénières, de 150 à 800 places, qui sont déjà équipés et prêt à vous accueillir. Deux halls d’expositions sont également disponibles pour accueillir vos temps de restauration et d’animation.
La Cité des Congrès, c’est aussi un confort optimal : équipements techniques dernier cri, espaces lumineux, parkings gratuits de plus de 1 000 places et une proximité avec les transports en commun. Sans oublier la possibilité d’ajouter une touche festive grâce aux services de restauration, aux soirées ou aux animations proposés sur place.
Choisir vos prestataires
Un des prestataires les plus importants à choisir est votre traiteur. Pour vos vœux, différentes solutions s’offrent à vous en termes de format. Vous pouvez opter soit pour un format dîner de gala en tables rondes, soit pour un goûter, moins formel mais tout aussi chaleureux.
Pour ces deux cas, privilégiez une restauration gourmande et réconfortante comme la galette des rois, une raclette party, des chocolats chauds, etc.
De manière générale les lieux événementiels ont leur réseau de partenaire à eux, choisir de travailler avec leurs prestataires est un gain de temps et de confiance. Vous n’avez pas à chercher les prestataires, créer leur planning, négocier avec eux. Le.a chef.fe de projet du lieu de l’événement s’en charge. Leurs prestataires sont habitués au lieu et à ses coulisses, ce qui les rend plus efficaces, confiants et réactifs le jour de votre événement.
Vous pouvez aussi choisir vos propres prestataires, dans ce cas, nous vous conseillons de les mettre en contact avec le lieu de l’événement. Cela leur permettra de connaître les entrées des prestataires, où sont les cuisines, les prises électriques et autres pour plus de fluidité et de faciliter le jour J.
Préparer la plénière
Maintenant place au contenu de votre plénière. Informez votre président ou directeur de sa prise de parole, travaillez avec lui sur son texte et les grandes lignes de son discours. L’idée est d’avoir un discours dynamique et percutant.
Si vous souhaitez projeter quelque chose à l’écran, n’oubliez pas la réalisation du powerpoint avec des chiffres clés et des images qui retracent l’année de l’entreprise.
Pour ne pas perdre l’attention de vos collaborateurs, vous pouvez également les faire interagir avec des quizz, des jeux, etc.
Inviter vos participants
Votre événement commence peu à peu à s’organiser, il est temps de contacter vos collaborateurs ! Pour les inviter, les managers peuvent en parler au préalable en réunion, puis faire une invitation par mail et faire un rappel à quelques jours de l’événement. N’oubliez pas de communiquer les moyens de transport pour se rendre à l’événement.
Vous êtes maintenant rodé pour organiser une cérémonie de vœux pour votre entreprise !