Organiser une convention d’entreprise
Pourquoi organiser une convention d’entreprise ?
Une convention d’entreprise est un événement professionnel qui rassemble plusieurs services d’une entreprise (communication, RH, relations clients, etc) et qui peut durer plusieurs jours. La convention est le moment idéal pour fédérer ces équipes autour des mêmes objectifs, partager la vision des dirigeants de l’entreprise et les résultats de l’année passée.
Cet événement est aussi une occasion de réunir vos collaborateurs autour d’activité et de temps moins formel qui vont renforcer la cohésion et faciliter la communication interne.
Les objectifs d’une convention sont multiples. Il est donc important que vous les définissiez avec votre direction ou vos managers pour organiser votre plénière et vos activités.
Après les avoir déterminés, place à l’organisation de votre convention !
Comment l’organiser ?
Choisir la date de l’événement
Une convention d’entreprise ne peut pas avoir lieu à n’importe quel moment. Choisissez une date en dehors des périodes de vacances scolaires, des périodes festives et du mois de mai. Les périodes de fortes activités sont également à éviter pour que vos équipes ne soient submergées.
En fonction de la destination choisie pour votre événement, des manifestations locales peuvent restreindre l’accès au site et réduire la disponibilité des hébergements en ville. N’hésitez pas à contacter le lieu de votre événement ou le Bureau des Congrès de la destination pour en savoir plus.
Choisir ces participants
Tous vos services ne sont peut-être pas concernés par votre convention. Ils sont à choisir selon les objectifs définis de votre événement. Leur nombre est important à connaître pour que votre budget soit en accord avec celui-ci.
Définir le budget
Définir son budget est primordial, il vous permet de connaître combien de personnes vous allez inviter et d’écrire vos lignes budgétaires par prestation. Il facilitera la collaboration avec vos prestataires qui sauront quelles prestations vous conviendront le mieux.
Pour une convention d’entreprise, des prestations obligatoires sont à prendre en compte comme : la location des espaces, le service traiteur, les activités team-building, les hôtes et hôtesses et la scénographie. D’autres peuvent s’y ajouter comme le DJ, la décoration, les goodies ou encore les chambres d’hôtel.
Trouver votre destination et lieu d’événement
Il existe de nombreuses destinations et villes pouvant accueillir votre convention mais laquelle choisir ?
Privilégiez une ville proche de vos bureaux cela réduira l’empreinte carbone de votre événement et permettra à vos collaborateurs de ne pas s‘éloigner trop longtemps de leur chez eux.
Pour le lieu de votre événement, prenez en compte le planning et le nombre de participants. L’idéal est d’avoir un seul lieu où se regroupe l’ensemble de vos temps fort. Pour une plénière, vous aurez besoin d’un auditorium, pour vos ateliers des salles de commission sont idéaux et pour la soirée pourquoi pas réserver un rooftop ou une halle aménagée pour l’occasion.
Dans la sélection de votre lieu, il faut également veiller à ce qu’il soit accessible facilement en transport en commun et en voiture.
La Cité des Congrès Valenciennes est le lieu événementiel idéal dans les Hauts-de-France pour votre convention. Elle est composée de 3 auditoriums, d’une dizaine de salles de commission, de deux halles d’exposition et d’un lounge bar relié au rooftop. Proche du tramway et à 20 min de la gare de Valenciennes, il y a de quoi profiter de belles balades pour vous rendre à votre convention.
Planifier votre convention
Pour une bonne gestion de votre temps et de vos prestataires, votre convention doit suivre un planning précis. Il vous faudra délimiter des plages horaires de votre petit-déjeuner d’accueil, de votre plénière, du déjeuner, des activités, de la soirée et tous les autres changements de salle et d’activités. On vous conseille d’allier temps de travail et convivialité pour ne pas perdre vos participants.
Le petit tips de notre équipe ? Le.a chef.fe de projet écrit avec son.a régisseur.se un road book qui trace les missions et les heures de chacune des parties-prenantes de l’événement, du montage jusqu’au démontage.
Sélectionner vos prestataires
De manière générale les lieux événementiels ont leur réseau de partenaire à eux, choisir de travailler avec leurs prestataires est un gain de temps et de confiance. Vous n’avez pas à chercher les prestataires, créer leur planning, négocier avec eux, le.a chef.fe de projet du lieu de l’événement s’en charge. Leurs prestataires sont habitués au lieu et à ses coulisses, ce qui les rend plus efficaces, confiants et réactifs le jour de votre convention.
Vous pouvez aussi choisir vos propres prestataires, dans ce cas, nous vous conseillons de les mettre en contact avec le lieu de l’événement. Cela leur permettra de connaître les entrées des prestataires, où sont les cuisines, les prises électriques, etc du lieu pour plus de fluidité et de faciliter le jour J.
Inviter vos participants
Votre événement commence peu à peu à s’organiser, il est temps de contacter vos collaborateurs ! Pour les inviter, les managers peuvent en parler au préalable en réunion, puis faire une invitation par mail et faire un rappel à quelques jours de l’événement. Communiquez les moyens de transport pour se rendre à l’événement ainsi que les hôtels proches du lieu.
Vous êtes maintenant rodé pour organiser une convention d’entreprise de folie !
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