Organiser un congrès inoubliable

 

Que vous soyez dans le secteur hospitalier, la recherche, les nouvelles technologies ou encore la mobilité, un congrès est l’événement idéal à organiser pour se réunir entre professionnels.

Un congrès c’est une réunion de personnes qui viennent débattre sur des questions communes et qui en fait ressortir les résultats. Souvent organisé sur plusieurs jours, un congrès est utile à plusieurs choses :

• Partager ses connaissances avec d’autres professionnels de son secteur
• Apporter de futurs partenariats et collaborations pour son institution ou son entreprise qui sont porteurs de sens
• Se former grâce aux ateliers, aux séminaires et aux conférences organisés
• Débattre sur les perspectives, les enjeux et les défis de son secteur
• Découvrir les nouvelles innovations, produits et services de son secteur pour de meilleurs performances

Alors comment organiser un congrès inoubliable ? C’est ce que je vais vous dévoiler dans cet article….

Trouver un objectif et programme clair

Un congrès sans objectif précis pour ses participants, c’est comme un GPS sans destination : tout le monde tourne en rond et personne ne sait où aller.

Il faut un objectif précis et un programme clair pour donner envie à votre cible d’assister à l’événement. Cela leur permettra d’être pleinement intégré à l’événement et d’y trouver du sens. Ils en garderont un bon souvenir et en tireront des souvenirs et des apprentissages positifs qui leur seront utiles. Et c’est tout ce que l’on souhaite.

Alors comment on fait pour trouver un objectif et construire un programme clair ?

Questionnez-vous sur les enjeux de votre secteur d’activité : quelles sont les innovations qui l’entourent ? les professionnels du secteur se questionnent-ils sur l’avenir de leur profession ? y a-t-il des questions et/ou des recherches qu’il faut faire remonter aux institutions ?

Posez-vous des questions et écrivez ce qu’il en ressort pour établir en quoi votre congrès sera utile et pourquoi les professionnels doivent s’y rendre. Cela vous permettra d’établir un programme clair en réfléchissant aux intervenants que vous souhaitez solliciter, les ateliers à mettre en place et les temps forts à organiser.

 

Prévoir des cessions/ateliers interactifs

Un congrès c’est d’abord des rencontres. Des gens qui vous tendent la main, peut-être à un moment où vous ne pouviez pas, où vous étiez seul chez vous. Et c’est assez curieux de se dire que les hasards, les rencontres forgent une destinée... (j’espère que vous avez la référence, sinon je me sentirais seule…).

Cette belle tirade pour vous dire que le but d’un congrès c’est aussi le moment de faire rencontrer vos congressistes à travers des ateliers. Ils doivent porter sur le thème de votre congrès. Ils viennent faire réfléchir les professionnels. Ce qui leur permet d’enrichir leurs connaissances et développer leurs compétences.

Les ateliers interactifs permettent de créer des moments de convivialité et rendre chaleureux cet événement.

 

Trouver des conférenciers

Être inspiré, ressortir avec des étoiles dans les yeux, apprendre des autres et s’amuser, voilà aussi le but d’un congrès. Cela est possible en partie grâce aux conférenciers que vous allez faire intervenir.

Pour trouver vos conférenciers, allez chercher différents profils. Des spécialistes du secteur, des chercheurs, des entreprises leader sur le marché, des personnes ayant vécu une expérience liée à l’objectif de votre congrès vont pouvoir enrichir votre événement.

Prévoyez également un temps de question et de réponse pour satisfaire vos participants et ne pas les laisser sur leur faim.

 

Organiser son congrès dans un lieu adapté et accessible

Qui dit congrès dit gros événement et donc un lieu capable d’accueillir un nombre important de personnes avec un programme riche.

Un congrès a besoin d’un lieu qui possède :

• Un ou plusieurs auditoriums pour vos conférences
• Des salles de commissions pour organiser vos ateliers interactifs
• Un hall d’exposition pour installer le salon qui présentera les dernières innovations/produits de votre secteur
• Un espace dédié à la restauration qui peut accueillir vos cocktails et vos repas

Pour un congrès réussi, le lieu que vous avez choisi doit aussi avoir une accessibilité facilitée et simple. Avoir un accès aux transports au commun à proximité et/ou un service de transport personnalisé facilitera la présence de vos congressistes qui viennent de tout horizon.

 

Choisir un parc hôtelier adapté

Un congrès réunit des centaines de personnes et se déroule sur plusieurs jours. Il faut donc loger vos congressistes pour qu’ils soient le plus à l’aise possible durant cet événement qui est souvent très chargé.

Un parc hôtelier proche du lieu choisi est essentiel. La capacité de ce parc hôtelier doit être adaptée au nombre de participants prévu lors votre congrès.

Il doit être idéalement accessible en transports en commun et simple d’accès pour minimiser le temps de déplacement et maximiser le confort de vos participants.  C’est ce qui leur permettra d’être pleinement concentré dans l’événement et de profiter de celui-ci.

 

Si vous avez besoin d’encore plus de conseil, vous pouvez contacter notre spécialiste du congrès, Natacha, via son adresse mail [email protected] ou au 07.86.61.23.77.

Cet article a été écrit par Marine en espérant qu’il vous a plus 😉.