Que vous soyez un professionnel ou bien un particulier, organiser une soirée (et un évènement en général) requiert une certaine méthodologie, et surtout quelques points à ne surtout pas oublier.
Découvrez aujourd’hui 5 astuces que nos collaborateurs vous partagent pour optimiser au mieux votre organisation :
1) Etablir un budget
Que vous organisiez une soirée pour 30, 200 ou 1000 personnes, il faut avant toute chose que vous établissiez un budget. C’est ce qui sera votre ligne conductrice dans la construction de votre projet, et c’est un indicateur important pour le choix de vos prestataires.
Répartissez votre budget global dans différentes catégories (espace, communication, traiteur, animations, audiovisuel etc…) et maintenez ce document à jour régulièrement pour avoir une vision globale de votre soirée. Faire preuve de rigueur avec son budget, c’est optimiser la gestion de son projet.
2) Trouver un lieu qui déchire
Dans une soirée, s’il y a bien une chose qui se doit d’être inoubliable, c’est le lieu. Il va refléter l’ambiance de votre soirée, le ton de ce que vous souhaitez transmettre à vos invités car c’est ce dont ces derniers se souviendront.
Choisissez un lieu adapté à vos besoins en termes d’animation, de jauge, et de décor mais aussi d’accessibilité.
Parce que oui, le choix d’un lieu est directement lié au choix d’un décor, d’une scénographie. C’est pourquoi vous devez bien réfléchir aux éléments visuels qui viendront habiller votre soirée.
Des plantes peuvent venir réchauffer votre lieu, des décors aériens peuvent apporter de la hauteur, des éléments colorés, lumineux… les possibilités sont extrêmement larges ! N’oubliez pas également d’avoir un mobilier adapté à votre évènement.
3) Choisir une restauration de qua-li-té
La restauration est un réel sujet sur un évènement. Qu’il s’agisse d’un repas gastronomique à table, d’un foodtruck à l’extérieur ou bien d’un cocktail apéritif, le choix de votre mode de restauration et celui du traiteur doit être irréprochable.
Tout dépendra du nombre de personnes conviées, du thème de votre soirée ainsi que de votre budget. Si vous organisez une soirée plutôt décontractée, pourquoi pas louer un foodtruck ? Si au contraire il s’agit d’une soirée plus protocolaire, alors privilégiez un service à table avec un offre plus raffinée.
Pensez également aux différents régimes alimentaires de vos invités afin de proposer différentes options (veggie etc..) et privilégiez au maximum les produits locaux et de saison. L’important est que la proposition soit en adéquation avec votre thème de soirée.
4) Prévoir des animations « waouh »
Si vous organisez une soirée, c’est que vous avez surement un objectif derrière cet évènement. S’il s’agit d’une soirée pour vos clients ou vos collaborateurs, vous ne choisirez pas les mêmes animations que pour une soirée grand public. !
Il peut s’agir de spectacles ou représentations, comme il peut s’agir aussi d’animations participatives, d’ateliers etc… Les animations sont ce qui va venir rythmer votre évènement, et surtout, c’est ce qui va déterminer si vos invités s’amusent … ou non, et si vos invités passent un moment convivial, alors votre soirée est assurément réussie !
5) S’entourer d’une équipe de professionnels
Et oui, parce qu’organiser un évènement tout seul est quasiment impossible… Il est important de vous entourer d’une équipe qui veillera à la fois à la bonne organisation en amont de votre soirée mais aussi à sa coordination le jour J (montage, accueil prestataires, accueil invités, démontage…).
Il existe énormément de métiers différents dans le monde évènementiel, tous aussi importants les uns que les autres.
S’entourer d’une équipe en laquelle vous avez confiance est primordial, c’est ce qui vous apportera du calme et de la sérénité lors de votre soirée, et donc ce qui en fera un succès.
A la Cité des Congrès Valenciennes, nos équipes mettent à votre disposition une pluralité d’espaces de toute forme et toute taille afin d’y organiser au mieux vos évènements.
Nous vous accompagnons dans votre gestion de projet évènementiel de A à Z et vous proposons les offres les plus adéquates à vos attentes, vos objectifs et à la réussite de votre évènement.
25/04/2024